想让 AI 把催交资料的邮件写得客气一点，通常不需要告诉它客户的真名、手机号和完整项目档案。它更需要知道：谁还欠什么资料，什么时候要交，哪些安排已经确认。
可以先在本地做一份工作副本，把身份换成稳定代号，再让 AI 改写。下面用一封完全虚构的邮件练习，人物、机构和安排均为编写示例，不是客户记录，也不是功能实测。
方法参考第三方网站 Perplexity AI Magazine 9 月 22 日发布的资料处理教程。该站不是 Perplexity 官方；本文只借鉴减少输入和使用占位符的思路，案例、提示词与检查过程由人工白龙 AI 编辑设计。这也不是某款 AI 当天新增的功能。
先在本地处理，再打开对话框
假设你要改写这段虚构提醒：“北汀工作室的林屿还没提交活动海报定稿。请于周四中午前发给陈禾，否则周五的印刷安排需要重新确认。”
先在本地文本编辑器里复制一份。将“北汀工作室”换成 [客户A]，“林屿”换成 [联系人A]，“陈禾”换成 [接收人B]。代号与姓名的对应关系另存本地，不要连同映射表一起上传，也不要先把原文交给云端 AI，请它替你脱敏。
同一个人出现三次，三处都用同一个代号；不同的人不能都写成“某某”。这样，AI 才能保留谁提交、谁接收的关系。
接着删掉这封提醒用不上的信息，例如签名里的电话、客户编号和私人住址。任务只需要表达先后顺序时，真实日期也可以改成 [提交时间]、[印刷时间]；若要计算时间，则应保留必要关系，或者用虚构日期练习，避免把计算条件一并删掉。
如果材料来自文档或表格，别只改屏幕上看得见的姓名。批注、修订记录、隐藏表和附件也可能带着原文。本次练习只复制清理过的短段落，存成新的纯文本，不上传整份档案。
让AI保留代号，完成具体任务
确认输入里只剩任务必需的信息后，可以使用下面的提示词：
请把下面的提醒改写成一封简短、礼貌的客户邮件。
所有方括号代号必须原样保留，不猜测真实姓名或机构。
不要补写材料中没有的承诺、处罚、费用或交付时间。
已知情况：
[客户A]的[联系人A]尚未提交活动海报定稿。
请在[提交时间]前发给[接收人B]。
未按时收到的话，[印刷时间]的印刷安排需要重新确认。
请输出邮件主题和正文。
缺少但确实影响表达的信息，放在正文后的待确认项中。发出前再看一遍输入，而不只是检查提示词。若仍有精确地址、罕见职位或独特事件，即使姓名已经换掉，熟悉背景的人也可能认出对象。删掉与任务无关的细节，必要时改用完全虚构的材料。
先验收关系，再还原姓名
收到结果，先用本地副本逐句对照：提交人是否仍是 [联系人A]？接收人是否仍是 [接收人B]？“重新确认安排”有没有被写成“取消印刷”或“收取违约金”？这些改变会影响邮件意思，不能因为语气顺了就直接发送。
检查通过后，把结果复制回本地编辑器，依据本地映射表还原。逐项替换，尤其留意同名、近似代号和收件人位置；真实姓名恢复后，再读一遍完整邮件。
代号化能减少不必要的信息上传，却不等于完全匿名，也不会自动让原本禁止外传的资料变得可上传。工作材料仍须符合团队对工具和用途的要求。对于改语气这种任务，能用一小段处理过的文字完成，就让输入停在这一小段。