新人问“这件事怎么做”，你翻出三段群消息、一封邮件和一张旧表格。他看完又问：“所以，我先找谁？”
这时可以请 AI 帮忙，把已经确定的要求整理成一份执行清单。最需要检查的地方，是原来的条件有没有在整理时被省掉，以及材料没写的部分有没有被它补成规矩。
这个练习受 OpenAI Academy 9 月 21 日发布的办公流程教程启发，下面的案例和提示词是人工白龙 AI 的编辑改编。新的是教程，并非 ChatGPT 当天增加了这项功能；本篇没有实测。原教程面向企业工作区，普通文本整理也可以在你能正常使用的聊天账号中尝试，先遵守所在团队的资料使用要求。
先收齐仍然有效的说明
假设你经营一家小型书店，需要把赠送样书的操作交给新同事。手头只有这些说明：每周三寄出；收件地址由客服核对；赠送数量先由店长确认；仓库登记书名和数量；寄出后回填运单号。临时加单怎么处理，没人写过。
先把这些材料放在一起，注明哪份仍然有效。遇到两份说明互相冲突，先找负责人确认，别让 AI 挑一个看起来顺眼的版本。地址、电话等真实个人信息可以换成占位符，练习时不需要把客户资料全部上传。
清单和待确认问题分开输出
然后复制这段提示词，替换方括号里的内容：
我要把样书寄送工作交给一位刚入职的同事。
下面是目前确认有效的说明：[粘贴材料]
请输出两部分：
一、执行清单。每一步写清要做什么、开始前需要什么、
完成后留下什么记录。只采用材料中明确存在的要求。
二、待确认问题。材料没有说明的环节放在这里，
不要把你的建议写进正式步骤。
保留店长确认数量、客服核对地址这两个条件。
在清单旁注明对应哪条材料，方便我检查。
如果缺少信息会让流程走不下去，请说明卡在哪里。拿一个例子走完整个流程
拿到结果，先检查两个容易被“整理掉”的地方：它有没有把店长确认改成仓库自行决定；有没有为了让步骤完整，编出“临时加单由客服主管批准”。后者读起来很像一条制度，但原材料没有，应该待在问题清单里。
接着用一个虚构订单走一遍：周二收到两本样书申请，店长只确认了一本。沿着清单看，新同事能否知道现在该做什么、哪些条件还没满足。若清单仍然让人猜，就回头补说明，而不是让 AI 再写得正式一点。
还要检查结束条件。“已经打包”与“已经寄出”对应不同记录，不能混成一个完成状态。这个例子里，只有包裹交寄并取得运单号之后，相关步骤才算结束；如果店内实际要求不同，应以负责人确认的流程为准。
最后请熟悉这项工作的人审核，记下适用范围和核对日期。清单被同事照着做过、缺口得到补充，才算开始发挥作用。以后规则改了，先更新源说明，再请 AI 改清单，省得两份材料各说各的。